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Softwarearchitektur

Xi ist als moderne Webanwendung realisiert; die komplette Bedienung erfolgt mittels Webbrowser. Außer einem aktuellen Browser muss auf den Arbeitsplätzen keine Software installiert und gewartet werden. Alle Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können so einfach automatisiert gesichert werden. Da Xi vollständig mehrbenutzerfähig ist, können mehrere Personen zeitgleich mit der Software arbeiten und gemeinsam auf die Daten zugreifen.

Optional kann das System so konfiguriert werden, dass die Anmeldung an Xi und der berechtigte Zugriff auf die Daten nicht auf die PCs in der Seminarverwaltung beschränkt bleibt, sondern auch von anderen internetfähigen PCs aus möglich wird.

Komfort

Bei der Entwicklung wurde besonders auf eine komfortabel und effizient bedienbare Oberfläche geachtet. So sind alle Informationen durch Verweise miteinander verknüpft und jeweils mit einem Mausklick erreichbar. Als weiteres Navigationselement sind Vor- und Zurück-Buttons vorhanden, mit deren Hilfe der jeweils nächste und vorige Datensatz schnell erreicht werden kann. Zusätzlich sind in allen Ansichten Suchfelder verfügbar, mit denen direkt auf einen anderen Datensatz zugegriffen werden kann.

Eine weiteres Hilfsmittel zur Steigerung der Effizienz ist die Schnelleingabe: Mit ihr können bestimmte (oder sogar alle) Daten von allen Anwärtern eines Zeitraums auf einmal eingegeben oder geändert werden. So ist es beispielsweise eine Sache von wenigen Minuten, bei allen Anwärtern die Personalnummern einzugeben.

Konsistenzkontrolle

Die Datenbankstruktur vermeidet Redundanzen und inkonsistente Daten bereits konzeptuell. Darüber hinaus überwacht das System stets, ob alle erforderlichen Daten vorhanden sind. Beispielsweise wird bemerkt, wenn bei Anwärtern noch keine Geburtsdaten eingeben wurden, denn diese werden spätestens beim Druck der Zeugnisse benötigt. Ebenso wird auf Hausarbeiten hingewiesen, bei denen eine gewisse Zeit nach der Abgabe die Noten noch nicht eingegeben wurden. Damit werden auf natürliche Art typische Arbeitsabläufe unterstützt.

Oberstes Gebot: Sicherheit

Der Zugang zum System wird über eine Benutzerverwaltung gesteuert: Jeder Anwender braucht einen Benutzernamen und ein Kennwort, um am System arbeiten zu können. Um die verschiedenen Berechtigungen in der Seminarverwaltung abzubilden, steht ein fein abgestuftes Rechtesystem zur Verfügung, mit dem für jeden Benutzer individuell konfiguriert werden kann, welche Informationen er einsehen und welche er bearbeiten darf.

Um die Validität wichtiger Daten (insbesondere von Noten) zu gewährleisten, können diese Informationen bestätigt und somit vor Manipulationen geschützt werden. Solange Noten noch unbestätigt sind, ist auch keine Weiterverarbeitung möglich; so wird die Korrektheit aller wichtigen Daten im System garantiert. Zusätzlich ist jederzeit nachvollziehbar, wer die Richtigkeit der Angaben bestätigt hat.

Auch auf der technischen Seite wird Sicherheit groß geschrieben: Sämtliche Informationen werden immer verschlüsselt übertragen. Dazu kommt das anerkannte https-Protokoll zum Einsatz. Durch die zentrale Speicherung aller Daten in einer Datenbank ist auf den Arbeitsplätzen nichts vorhanden, was speziell gesichert werden müsste.

Seriendruck: Briefe und Listen

Die Adressatengruppe für Serienbriefe kann mit leistungsfähigen Filtern flexibel ausgewählt werden. Bevor der endgültige Druck veranlasst wird, kann die Vorschau-Funktion bereits am Bildschirm einen Eindruck davon vermitteln, wie der Ausdruck auf dem Papier aussehen wird — selbst wenn der Druck auf vorhandene Formulare erfolgt, zeigt die Druckvorschau diese schon mit an. Häufig benötigte Serienbriefe werden als Musterbriefe bereits mitgeliefert.

Für die alltägliche Seminararbeit benötigte Listen können nach diversen Kriterien gefiltert und auf immer aktuellem Stand eingesehen und ausgegeben werden. Listen ermöglichen auch den Datenexport, beispielsweise in eine Tabellenkalkulation.

Flexibilität

Die wohl durchdachte Datenstruktur und ein hoher Grad an dynamischer Verknüpfung eingepflegter Informationen ermöglichen flexible Anpassung an zukünftige Veränderungen in der Bildungslandschaft. Durch die Integration der Ausbildungsstruktur in die Datenbank sind Änderungen an den Ausbildungsgängen jederzeit möglich.

Weiterentwicklung

Durch die ständige Weiterentwicklung wird Xi immer weiter verbessert und an die aus der täglichen Seminararbeit resultierenden Bedürfnisse und geänderte Vorgaben angepasst. Vorschläge für Optimierungen und Erweiterungen werden gerne angenommen.

Der modulare Aufbau der Software ermöglicht auch weitergehende Anwendungen, so existieren Module zur Bibliotheksverwaltung und zur Anfertigung der Statistiken.
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